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Los documentos personales en España no dependen todos del mismo organismo ni cumplen la misma función. El DNI y el pasaporte acreditan la identidad y nacionalidad española; los certificados de nacimiento, matrimonio y defunción proceden del Registro Civil; mientras que el certificado de empadronamiento y el de residencia fiscal acreditan situaciones administrativas diferentes.
Esta guía explica qué organismo expide cada documento, cuánto cuesta, cuándo necesita cita previa y qué certificado debe solicitarse según el trámite que se quiera realizar.
Resumen de documentos y organismos
| Documento | Organismo | Coste general | Finalidad principal |
|---|---|---|---|
| DNI | Policía Nacional | 12 euros | Identidad y nacionalidad en España |
| Pasaporte | Policía Nacional o consulado | 30 euros en España | Identidad, nacionalidad y viajes internacionales |
| Certificados de nacimiento, matrimonio y defunción | Registro Civil | Sin tasa general | Acreditar hechos relativos al estado civil |
| Certificado de empadronamiento | Ayuntamiento | Depende de la ordenanza municipal | Acreditar domicilio o residencia municipal |
| Certificado de residencia fiscal | Agencia Tributaria | Sin tasa de la AEAT | Acreditar residencia a efectos tributarios |
DNI: documento de identidad de los españoles
El Documento Nacional de Identidad acredita oficialmente la identidad y los datos personales de los ciudadanos españoles. Es obligatorio a partir de los 14 años para quienes residan en España, aunque puede obtenerse desde la inscripción del nacimiento en el Registro Civil.
La expedición o renovación ordinaria cuesta 12 euros, con determinadas exenciones, entre ellas la condición de familia numerosa y algunos cambios de datos cuando el documento todavía está en vigor.
El DNI puede renovarse durante los últimos 180 días de vigencia. Su duración depende de la edad del titular y, desde la normativa vigente en 2025, los documentos expedidos a mayores de 70 años deben incluir una fecha de caducidad, aunque su vigencia sea superior a diez años.
Pasaporte español: documento para viajar
El pasaporte español acredita fuera de España la identidad y nacionalidad de su titular. Se utiliza para viajar a los destinos que no admiten el DNI o que exigen expresamente pasaporte.
La tasa general en España es de 30 euros. Las personas beneficiarias de familia numerosa están exentas si acreditan esa condición mediante un título en vigor.
Puede renovarse cuando quede menos de un año para su caducidad. Antes de viajar hay que comprobar la vigencia mínima exigida por el país de destino, ya que algunos requieren que el documento siga vigente durante varios meses después de la entrada o salida prevista.
Cita previa para DNI y pasaporte
El DNI y el pasaporte se tramitan en España en las unidades de documentación de la Policía Nacional. La cita previa se solicita en citapreviadnie.es o llamando al 060.
Cuando se necesiten los dos documentos, debe seleccionarse en el sistema la opción correspondiente al trámite conjunto de DNI y pasaporte o reservar las citas necesarias. Una cita asignada únicamente a uno de ellos no debe considerarse automáticamente válida para tramitar el otro.
La tasa puede pagarse telemáticamente durante la reserva cuando se disponga del sistema de identificación requerido. En la oficina también puede abonarse en efectivo o con tarjeta de crédito o débito. Si se elige efectivo, conviene llevar el importe exacto.
Certificados del Registro Civil
El Registro Civil inscribe y certifica los hechos que afectan al estado civil de las personas. Sus certificados no sustituyen al DNI ni al pasaporte, pero son necesarios para numerosos procedimientos administrativos, familiares, sucesorios y de nacionalidad.
- El certificado de nacimiento acredita el nacimiento, la filiación y otros datos registrales. Algunas gestiones, como la primera expedición del DNI o el pasaporte de un menor sin DNI, requieren una certificación literal emitida expresamente para ese fin.
- El certificado de matrimonio acredita la celebración y los datos registrales del matrimonio.
- El certificado de defunción acredita oficialmente el fallecimiento y suele solicitarse en herencias, seguros, pensiones y cancelación de contratos.
La solicitud puede realizarse por internet, presencialmente o por correo, según el tipo de certificado y la oficina responsable. La posibilidad de obtenerlo inmediatamente en formato electrónico depende de que la inscripción y la oficina estén integradas en los sistemas digitales correspondientes.
Qué ocurrió con el libro de familia
Desde el 30 de abril de 2021 no se expiden nuevos libros de familia. Los libros entregados antes de esa fecha mantienen los efectos reconocidos por la normativa, por lo que no deben destruirse ni considerarse automáticamente inválidos.
No existe un documento oficial equivalente denominado “libro de familia digital”. El nuevo modelo del Registro Civil se basa en registros individuales y en certificaciones que acreditan los hechos inscritos.
Cuando una Administración necesite comprobar un nacimiento, matrimonio o relación de filiación, puede pedir el certificado registral correspondiente. El libro de familia antiguo puede seguir siendo admitido en determinadas gestiones, pero el organismo receptor indicará qué documento actualizado debe presentarse.
Certificado de empadronamiento
El padrón municipal acredita la inscripción de una persona en un municipio, pero no demuestra la nacionalidad, el estado civil ni la residencia fiscal. Su gestión corresponde al ayuntamiento.
El certificado de empadronamiento puede exigirse para cambiar el domicilio del DNI, solicitar prestaciones, acreditar convivencia o completar determinados expedientes de extranjería. Los requisitos, medios de identificación y posibles tasas dependen de cada municipio.
Para conocer las altas, modificaciones y bajas, también puede consultarse la guía del padrón municipal en España.
Certificado de residencia fiscal
El certificado de residencia fiscal es un documento tributario expedido por la Agencia Estatal de Administración Tributaria. No es un documento de identidad ni equivale al certificado de empadronamiento.
Se utiliza para acreditar que una persona o entidad es residente fiscal en España, especialmente ante autoridades, pagadores o instituciones de otros países y para la aplicación de convenios destinados a evitar la doble imposición.
La solicitud puede presentarse electrónicamente en la sede de la Agencia Tributaria o mediante los canales presenciales habilitados. La AEAT comprobará sus datos tributarios antes de expedir el certificado. La guía de la Agencia Tributaria en España explica sus sistemas de cita y atención.
Identificación y acceso digital
Muchos certificados y trámites pueden solicitarse por internet mediante Cl@ve, certificado electrónico o DNI electrónico. Estos sistemas permiten identificarse y firmar solicitudes ante las Administraciones públicas.
La identidad digital facilita la gestión electrónica, pero no sustituye necesariamente al documento físico cuando una norma, una oficina o un control fronterizo exige presentar el DNI o el pasaporte original.
Documentación española desde el extranjero
El pasaporte puede solicitarse en las representaciones diplomáticas y oficinas consulares españolas. El DNI, en cambio, se expide exclusivamente en España, aunque los consulados pueden proporcionar determinados certificados necesarios para tramitarlo.
Los españoles residentes en otro país pueden consultar la guía específica sobre pasaporte y DNI español desde el exterior, además de la información general sobre trámites de España desde el extranjero.
Cómo saber qué documento necesitas
- Para acreditar la identidad en España: DNI en vigor.
- Para viajar a un país que no admite el DNI: pasaporte en vigor.
- Para acreditar nacimiento o filiación: certificado de nacimiento.
- Para acreditar un matrimonio inscrito: certificado de matrimonio.
- Para acreditar un fallecimiento: certificado de defunción.
- Para demostrar domicilio municipal: certificado de empadronamiento.
- Para demostrar residencia tributaria: certificado de residencia fiscal.
Preguntas frecuentes sobre documentos personales
¿Puedo tramitar el DNI y el pasaporte el mismo día?
Sí, siempre que la reserva incluya ambos trámites y se presente la documentación exigida para cada documento. Debe seleccionarse la opción conjunta o solicitar las citas correspondientes.
¿Existe un libro de familia digital?
No existe un documento oficial con ese nombre que sustituya al libro físico. El Registro Civil utiliza registros individuales y expide certificaciones para acreditar nacimientos, matrimonios, filiación y otros hechos inscritos.
¿El libro de familia antiguo sigue siendo válido?
Sí. Los libros expedidos antes de la entrada en vigor del nuevo modelo conservan sus efectos legales, aunque para algunos trámites puede solicitarse un certificado actualizado del Registro Civil.
¿Todos los certificados del Registro Civil pueden descargarse inmediatamente?
No. La disponibilidad electrónica depende del tipo de certificado, la fecha de la inscripción, la digitalización del asiento y la incorporación de la oficina al sistema informático correspondiente.
¿El empadronamiento acredita residencia fiscal?
No. El padrón acredita la inscripción en un municipio. La residencia fiscal se determina conforme a la normativa tributaria y se acredita mediante el certificado expedido por la Agencia Tributaria.
¿Cl@ve o MiDNI sustituyen al DNI físico?
Permiten identificarse en determinados servicios y trámites, pero no sustituyen al documento físico en todos los casos. Para viajar o cuando se exige expresamente el original, debe presentarse el documento físico correspondiente.
¿Cuánto cuestan el DNI y el pasaporte en 2026?
La tasa general del DNI es de 12 euros y la del pasaporte es de 30 euros. Existen exenciones en determinados supuestos, especialmente para personas beneficiarias de familia numerosa.
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Fuente
Información elaborada a partir de la Dirección General de la Policía, el Ministerio del Interior, el Ministerio de Justicia, la Agencia Estatal de Administración Tributaria, la Ley 20/2011 del Registro Civil, el Real Decreto 255/2025 sobre el DNI y la normativa reguladora del pasaporte ordinario. Contenido revisado el 20 de julio de 2026.
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